ETIKA NULIS EMAIL

Sampai saat ini, selain telepon, email adalah jadi salah satu media komunikasi efektif yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Lebih dari 90% dari akses Internet karyawan di kantor digunakan untuk mengakses email mereka. Kenapa email masih jadi media favorit? Email memungkinkan pemakainya untuk menyampaikan informasi secara tertulis dengan cepat, cost effective, mudah, efisien dan versatile (bisa digunakan untuk mengirim berbagai jenis file e.g : aneka format gambar, PPT, .doc dan lain-lain.)
Saking terbiasanya kita menggunakan email, seringkali kita melupakan etika yang seharusnya jadi panduan dalam mengirim email, terutama email yang berkaitan dengan bisnis atau pekerjaan. Berikut beberapa tips yang bisa mengingatkan Anda kembali tentang etika berkirim dan membalas email, terutama email yang berhubungan dengan pekerjaan sehingga fungsinya bisa dimanfaatkan dengan maksimal.
1. Gunakan salam pembuka yang formal.
Gunakan sapaan yang umum seperti “Selamat siang” atau “Dear [nama]”. Meskipun Anda sudah mengenal si penerima email, sapaan formal menunjukkan bahwa Anda menghormati rekan bisnis Anda sekaligus menjaga keprofesionalitasan Anda walaupun Anda menggunakan media koresponden email.
2. Jaga tone email agar tetap formal dan professional.
Gunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan etika bisnis. Hal ini untuk mencegah Anda berbuat kesalahan, terlebih lagi jika Anda tidak mengetahui dengan detail budaya kerja di perusahaan penerima email tersebut.
3. Cek lagi, dan lagi.
Jangan malas untuk mengedit email Anda jika terjadi kesalahan ketik, hindari istilah atau singkatan yang tidak terlalu dikenal atau berkesan informal (contoh: cmiiw, imho, plz, u ), hindari menambahkan smilies atau icon-icon informal lainnya. Berhati-hati dengan huruf kapital dalam penulisan email karena hal ini berarti Anda sedang berteriak dan penerima email akan merasa tersinggung dengan sikap Anda.
4. Wajib balas dalam waktu maksimal 2×24 jam.
Sangat penting untuk memberikan respon email yang berkaitan dengan bisnis dalam waktu paling lama 48 jam. Jika Anda tidak memiliki waktu untuk membalas email tersebut dengan sempurna, responlah dengan mengirimkan pernyataan bahwa Anda sudah menerima email tersebut dan akan mereviewnya lebih lanjut.
5. Singkat, jelas, padat.
Daripada berputar-putar menceritakan hal yang tidak perlu Anda kemukakan, akan lebih baik agar Anda menyampaikan maksud Anda dengan jelas, singkat dan informatif, sejak dari awal pembukaan email. Dengan demikian penerima email bisa menangkap maksud Anda lebih cepat dan tentunya bisa merespon email Anda dengan segera.
6. Perhatikan alamat email Anda.
Email kantor biasanya menggunakan nama pemiliknya. Namun jika karena suatu hal yang tidak bisa dihindari Anda harus mengirim email dengan email pribadi Anda, hindari nama-nama yang tidak formal seperti hotmama@yahoo.com.
7. Saat Anda menerima email, perhatikan BCC.
Blind carbon copy (BCC) digunakan bila pengirim ingin menginformasikan Anda tentang email tersebut namun sebagai pihak ketiga. Dengan kata lain, alamat email Anda tidak akan tertera dan Anda tidak diwajibkan merespon email tersebut. Berhati-hatilah untuk tidak memberikan respon jika alamat email Anda ada di kolom BCC.
8. Perhatikan penggunaan fitur “reply all”
Kecuali jika informasi yang Anda kirimkan harus diketahui semua orang, maka hindari penggunaan “reply all”. Tidak ada penerima email yang suka melihat rentetan email yang tidak ada sangkut pautnya dengan dirinya
9. Buat batasan jelas.
Jangan gunakan akun email kantor Anda untuk kepentingan pribadi karena percaya atau tidak, manajemen kantor akan mengetahuinya. Lagipula, ada banyak pilihan akun email gratis yang bisa Anda dapatkan dengan mudah, cepat dan dengan kapasitas yang seringkali jauh lebih banyak dibandingkan dengan email kantor Anda.

One Response to ETIKA NULIS EMAIL

  1. indra says:

    tips yang sangat menarik,,,kebetulan kantor saya juga pakai komunikasi engan email……..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: