5 TIPS MEMPERCEPAT KARIR

Sukses dengan cepat, dipromosi lebih cepat atau dipercaya lebih banyak adalah dambaan setiap professional. Dibawah ini adalah beberapa tip yang bisa berfungsi sebagai “booster” karir Anda.

Tips 1. Network yang luas

Kembangkan “network” seluas-luasnya dengan orang-orang di dalam perusahaan (terutama mereka yang memegang key positions ). Caranya :

  1. Bersikap sopan kepada siapapun juga. Ramah dan hargai orang lain.
  2. Sapa setiap orang yang Anda jumpai (say hello, basa-basi, pembicaraan informal, dsb )
  3. Punyalah hati yang siap menolong orang lain setiap saat. Bantu kepusingan atasan dengan memberikan ide-ide yang positif. Tolong rekan Anda yang sedang overload dengan pekerjaan.
  4. Secara berkala, kirim mereka email tentang berbagai artikel yang bermanfaat mendukung prestasi kerja mereka.
  5. Bangun hubungan dengan SMS yang berisikan kata-kata motivasi.

Tips 2. Aktif melibatkan diri

Beberapa cara untuk melibatkan diri Anda aktif lebih jauh lagi, yaitu :

  1. Terlibat dengan berbagai kepanitiaan yang ada ( misalnya jadi panitia gathering tahunan, panitia Natal, panitia acara 17 Agustus ).
  2. Ajukan diri Anda menjadi ketua penggalangan dana untuk korban gempa bumi ( misalnya ), dsb. Intinya, dorong dan buatlah diri Anda dikenal hingga Top Management dengan berbagai keterlibatan ini .

Tips 3. Gaungkan kepintaran Anda

Saat Anda menggaungkan “gong” kepandaian Anda, orang akan “melirik” pada kecerdasan yang Anda tebar. Dan ini akan menarik atensi para middle / top management perusahaan. Beberapa cara untuk lakukan hal ini :

  1. Banyak menyumbangkan ide atau saran saat mengikuti berbagai rapat. Jangan berdiam diri saja dan menjadi pendengar yang manis, tetapi bersikaplah kritis, berikan saran-saran yang membangun, ajukan berbagai alternatif solusi
  2. Rajin memasukan saran kedalam “kotak saran” atau “suggestion system” (kalau ada didalam perusahaan Anda
  3. Rajin menulis kiat-kiat atau berbagai tips yang bermanfaat, kirimkan ke email perusahaan atau tempel di “majalah dinding” perusahaan atau bahkan terbitkan didalam “newsletter perusahaan”

Tips 4. Tingkatkan kemampuan komunikasi Anda

Kemampuan berkomunikasi adalah media bagi orang lain menilai “siapa diri Anda”. Tingkatkan kemampuan Anda didalam :

  1. Tehnik melakukan presentasi kepada atasan
  2. Cara meyakinkan atasan dan rekan kerja dari departemen lain
  3. Tehnik menjual ide kepada orang lain
  4. Tehnik bernegosiasi dengan bawahan, atasan dan rekan kerja

Semakin Anda menguasai berbagai ketrampilan diatas, semakin positif orang didalam mengenal kualitas Anda.

Tips 5. Pastikan Anda “Berprestasi dalam tugas”

Buktikan pada diri Anda, bahwa Anda mampu melaksanakan setiap tugas yang diberikan. Ciri-ciri orang yang berprestasi dan “capable” adalah :

  1. Mampu menyelesaikan tugas-tugas tepat pada waktunya dan memberikan kualitas sesuai dengan permintaan
  2. Mampu menyelesaikan berbagai masalah dan kesulitan yang muncul didalam penugasan ( problem solver )

Jangan lupa, tidak ada kesuksesan yang diperoleh secara gratis. Semuanya perlu usaha yang keras dan cerdas. Kapan lagi Anda mau mulai mempraktekannya? Bangkit dan langkahkan kaki Anda sekarang juga!.

Advertisements

POHON YANG KEHILANGAN ROHNYA

Cerita tentang salah satu kebiasaan yang ditemui pada penduduk yang tinggal di sekitar kepulauan Solomon, yang letaknya di Pasifik Selatan. Nah, penduduk primitif yang tinggal di sana punya sebuah kebiasaan yang menarik yakni meneriaki pohon. Untuk apa? Kebiasaan ini ternyata mereka lakukan apabila terdapat pohon dengan akar-akar yang sangat kuat dan sulit untuk dipotong dengan kapak.

Inilah yang mereka lalukan, dengan tujuan supaya pohon itu mati. Caranya adalah, beberapa penduduk yang lebih kuat dan berani akan memanjat hingga ke atas pohon itu. Lalu, ketika sampai di atas pohon itu bersama dengan penduduk yang ada di bawah pohon, mereka akan berteriak sekuat-kuatnya kepada pohon itu. Mereka lakukan teriakan berjam-jam, selama kurang lebih empat puluh hari. Dan apa yang terjadi sungguh menakjubkan. Pohon yang diteriaki itu perlahan-lahan daunnya akan mulai mengering. Setelah itu dahan-dahannya juga mulai akan rontok dan perlahan-lahan pohon itu akan mati dan dengan demikian, mudahlah ditumbangkan.

Kalau kita perhatikan apa yang dilakukan oleh penduduk primitive ini sungguhlah aneh. Namun kita bisa belajar satu hal dari mereka. Mereka telah membuktikan bahwa teriakan-teriakan yang dilakukan terhadap mahkluk hidup tertentu seperti pohon akan menyebabkan benda tersebut kehilangan rohnya.   Akibatnya, dalam waktu panjang, makhluk hidup itu akan mati. Nah, sekarang apakah yang bisa kita pelajari dari kebiasaan penduduk primitif di kepulauan Solomon ini? O, sangat berharga sekali! Yang jelas, ingatlah baik-baik bahwa setiap kali Anda berteriak kepada mahkluk hidup tertentu maka berarti Anda sedang mematikan rohnya.

Pernahkah kita berteriak pada anak kita? Ayo cepat! Dasar leletan! Bego banget sih.. Hitungan mudah begitu aja nggak bisa dikerjakan…  Ayo, jangan main-main disini. Berisik! Bising!  

Atau, pernahkah kita berteriak kepada orang tua kita karena merasa mereka membuat kita jengkel?

Kenapa sih makan aja berceceran?

Kenapa sih sakit sedikit aja mengeluh begitu?

Kenapa sih jarak dekat aja minta diantar?   

Mama, tolong nggak usah cerewet, boleh nggak?

Atau, mungkin kitapun berteriak balik kepada pasangan hidup kita karena kita merasa sakit hati?

Cuih! Saya nyesal kawin dengan orang seperti kamu, tahu nggak?! 

Bodoh banget jadi laki nggak bisa apa-apa!

Aduh.. Perempuan kampungan banget sih?!

Atau, bisa seorang guru berteriak pada anak didiknya.

Eh tolol, soal mudah begitu aja nggak bisa. Kapan kamu mulai akan jadi pinter?

Ingatlah, setiap kali kita berteriak pada seseorang karena merasa jengkel, marah, terhina, terluka ingatlah dengan apa yang diajarkan oleh penduduk kepulauan Solomon ini. Mereka mengajari kita bahwa setiap kali kita mulai berteriak, kita mulai mematikan roh pada orang yang kita cintai. Kita juga mematikan roh yang mempertautkan hubungan kita. Teriakan-teriakan, yang kita keluarkan karena emosi-emosi kita perlahan-lahan, pada akhirnya akan membunuh roh yang telah melekatkan hubungan kita.

Jadi, ketika masih ada kesempatan untuk berbicara baik-baik, cobalah untuk mendiskusikan mengenai apa yang Anda harapkan. Coba kita perhatikan dalam kehidupan kita sehari-hari. Teriakan, hanya kita berikan tatkala kita bicara dengan orang yang jauh jaraknya, bukan?! Nah, tahukah Anda mengapa orang yang marah dan emosional, mengunakan teriakan-teriakan padahal jarak mereka hanya beberapa belas centimeter. Mudah menjelaskannya. Pada realitanya,  meskipun secara fisik mereka dekat tapi  sebenarnya hati mereka begituuuu jauhnya. Itulah sebabnya mereka harus saling berteriak.

Selain itu, dengan berteriak, tanpa sadar mereka pun mulai berusaha melukai serta mematikan roh pada orang yang dimarahi kerena perasaan-perasaan dendam, benci atau kemarahan yang dimiliki. Kita berteriak karena kita ingin melukai, kita ingin membalas.

Jadi mulai sekarang ingatlah selalu. Jika kita tetap ingin roh pada orang yang kita sayangi tetap tumbuh, berkembang dan tidak mati, janganlah menggunakan teriakan-teriakan. Tapi, sebaliknya apabila Anda ingin segera membunuh roh pada orang lain ataupun roh pada hubungan Anda, selalulah berteriak.

Hanya ada 2 kemungkinan balasan yang Anda akan terima. Anda akan semakin dijauhi. Ataupun Anda akan mendapatkan teriakan balik sebagai balasannya. Saatnya sekarang, kita coba ciptakan kehidupan yang damai tanpa harus berteriak-teriak untuk mencapai tujuan kita

MODEL KEPEMIMPINAN

Ada seorang pemilik kuda yang memiliki 10 ekor kuda. Tugas-tugas kuda-kuda tersebut adalah membantu si pemilik mengangkut karung-karung hasil pertaniannya pergi ke pasar yang berjarak 70 km dari tanah pertanian. Setiap hari setiap kuda harus mengangkut 50 kg beban di atas punggungnya dan berjalan menempuh jarak 70 km tersebut.

Untuk memastikan kuda-kuda tersebut mampu mengangkut beban sebanyak 50 kg, si pemilik kuda harus merawat setiap kuda dengan baik. Ia harus memastikan kuda sudah mendapatkan makanan terbaik, vitamin yang tepat. Secara berkala tiap kuda harus dimandikan, diberi kesempatan untuk bermain-main. Di waktu-waktu tertentu, si kuda akan diajak berkomunikasi & dibelai-belai. Dan yang tidak kalah pentingnya, kuda-kuda ini juga harus dilatih agar mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.

Apa tujuan si pemilik kuda merawat kuda-kuda sedemikian rincinya? Kenapa ia harus tekun menjalankan proses merawat kudanya setiap hari? Padahal ia bisa saja hanya memberi makan dan menggunakan kuda-kuda itu sebagai pengangkut karung setiap harinya.

Jawabannya sudah jelas, bila si kuda sehat dan terampil, maka si kuda bisa mengangkut beban kerja dari si pemilik. Bila si kuda sakit-sakitan, maka si pemilik harus mengangkut sendiri si kuda. Dan si pemilik sekarang berubah fungsi menjadi kuda !

Ilustrasi di atas identik dengan situasi nyata kerja di dalam perusahaan. Misalnya, seorang Sales Supervisor yang dibebankan target menjual sebesar Rp. 500 juta perbulan dan dipercayakan untuk memiliki 10 orang salesman ( anak buah ). Apabila dibagi rata, maka beban seorang salesman menjadi Rp.50 juta perbulan. Bila diibaratkan para salesman adalah kuda ( untuk mempermudah penjelasan saja ), maka setiap kuda akan menanggung beban Rp.50 juta.

Apa yang menjadi tugas seorang Sales Supervisor agar supaya setiap salesman bisa berhasil mencapai Rp.50 juta setiap bulan? Seperti si pemilik kuda dalam ilustrasi diatas, Sales Supervisor seharusnya mengembangkan, memberdayakan, komunikasi, melatih dan memotivasi para salesmannya. Apa akibatnya bila Sales Supervisor tidak lakukan hal tersebut? Maka dia harus terjun ke lapangan untuk jualan, untuk menutupi kekurangan dari para salesmannya. Berarti si Sales Supervisor akan mengambil alih beban salesmannya.

Dengan kata lain si Sales Supervisor berfungsi menjadi “kuda”, dan dia disebut sebagai pemimpin “cap kuda”. Fungsi Sales Supervisor seharusnya sebagai pengelola kuda, bukan menjadi kudanya. Situasi seperti ini sering dijumpai di dunia kerja yang nyata, banyak pemimpin yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya seorang pemimpin.

Mengapa banyak Leader yang tidak mau mengembangkan anak buahnya? Mengapa banyak Leader yang lebih senang mengambil beban kerja anak buahnya ketimbang disuruh melatih dan memotivasi bawahannya? Mengapa banyak Leader yang berfungsi sebagai “kuda” dan bukannya jadi “pengelola kuda” yang baik? Ada beberapa alasan yaitu :

a. Paradigma “Kalau anak buah saya pintar, nanti posisi saya terancam”
“Kalau saya didik mereka, mereka jadi pintar, dan nanti saya disaingi oleh mereka, bahkan bisa saja terjadi mereka nanti yang dipromosi. Dengan kata lain, dari pada mereka jadi pintar nantinya, lebih baik saya lakukan “proses pembodohan” pada mereka.”

Ini adalah paradigma feodal, paradigma yang lebih suka melihat orang lain “tetap bodoh”. “Dari pada saya tersaingi, lebih saya baik saya jadi kuda saja” adalah pola pikir yang sempit. Pola pikir seperti inilah dan kualitas “kuda” lah yang membuat karirnya tidak pernah akan naik.

“Kan, yang penting targetnya tercapai.” Kilah seperti ini tidak salah, target memang tercapai, tetapi siapa yang melakukan? Si pengelola kuda atau kuda-kudanya? Seorang pemimpin yang berhasil, adalah seorang pemimpin yang bisa membuat para anak buahnya menjadi terampil dalam melaksanakan tugasnya.

b. Pemimpin Model Rambo
Ciri-ciri pemimpin model Rambo adalah :
# Ingin mengerjakan segala sesuatu sendirian.
# Memiliki kepuasan yang tinggi bila bisa melakukan semuanya sendiri dengan sempurna.
# Tidak mudah percaya kepada orang lain.
# Tidak mau menanggung resiko kalau hail pekerjaan anak buahnya tidak memuaskan. ( Ini adalah tipe pemimpin yang “mereknya memang “Leader”, tapi kualitasnya adalah kualitas kuda ­ kualitas seorang pelaksana )
# Tidak mudah menerima sudut pandang orang lain

Seorang pemimpin Rambo adalah seorang Leader yang tidak mau membimbing “kuda-kudanya”, karena faktor-faktor diatas. Ia cenderung menjadi seorang single fighter, walaupun perusahaan sudah mempercayakan “kuda-kuda” dalam team nya. Tipe pemimpin seperti ini adalah tipe pemimpin yang sulit untuk bekerja dalam team.

c. Pemimpin Model Kurir
Gaya kepemimpinan kurir adalah gaya memimpin dengan meneruskan sebuah tugas yang didapatkan kepada bawahannya tanpa menganalisa kemampuan anak buahnya tersebut.

Contohnya, seorang General Manager berikan tugas kepada Manager. Manager mendelegasikan tugas tersebut kepada Supervisor tanpa mengetahui kemampuan dan kesulitan yang mungkin dimiliki Supervisor. Supervisor,mengikuti teladan si Manager, meneruskan tugas tersebut kepada anak buahnya dengan cara yang sama, yaitu tanpa analisa lebih dahulu tentang kemampuan anak buahnya.

Karena bawahan tidak mengerti & tidak mampu, maka tugas tersebut didelegasi ulang ke si Supervisor. Supervisor juga tidak mampu melanjutkan tugas tersebut, dan akhirnya dimuntahkan kembali kepada Manager. Dan karena Manager merasa harus bertanggung jawab, akhirnya dia harus turun langsung mengerjakan perkerjaan yang sebenarnya bisa dikerjakan pekerjanya. Siklus ini terjadi terus menerus dan berulang terus menerus. Ternyata Manager lebih suka bersusah payah mengerjakan pekerjaan orang lain dan menjalankan fungsi kepemimpinan hanya sebatas kurir.

d. “Work Hard Only” vs “Work Hard + Work Smart”
Penjelasan dan contoh-contoh diatas merupakan bukti-bukti yang jelas bahwa banyak pemimpin yang lebih senang kerja keras saja, yaitu lebih senang memposisikan diri jadi kuda serta mengerjakan tugas-tugas yang tidak sanggup diselesaikan oleh bawahannya.

Pemimpin yang cerdas tidak pernah akan mau menjadi “kuda”, karena kelasnya mereka adalah Leader, “Si Pengelola Kuda-Kuda”. Pemimpin yang cerdas tahu persis bahwa tugas mereka adalah mengembangkan dan memberdayakan anggota team sedemikian rupa agar mereka sanggup melaksanakan porsi tugas mereka secara mandiri.

Pemimpin yang cerdas akan memfokuskan dirinya menjalankan fungsi-fungsi Leadership – Management – Communication terhadap seluruh anggota teamnya. Tujuannya adalah apabila anggotanya sehat dan terampil, maka beban serta target si pemimpin akan sanggup dijalankan oleh para anggota teamnya.

Pemimpin yang cerdas akan fokus pada hal-hal yang strategik untuk membangun masa depan untuk teamnya, dan membuka jalan bagi anggota teamnya untuk berjalan ke tujuan. Hal ini baru bisa dilaksanakan apabila tugas-tugas dan beban-beban yang menjadi porsi bawahannya bisa ditanggung oleh mereka dengan efektif.

Apabila Anda ingin didukung oleh anak buah Anda, dukung mereka terlebih dahulu. Bila Anda ingin dibantu oleh anak buah, bantu mereka dulu. Prinsip didalam kepemimpinan adalah “Perlakukan orang lain, sebagaimana saya ingin diperlakukan”

JANGAN HITUNG-HITUNGAN

Banyak sekali para pemula di dunia kerja yang memiliki paradigma yang salah tentang “seberapa jauh saya harus berkorban?” atau “seberapa banyak yang harus saya berikan pada perusahaan?”

Banyak para profesional dan karyawan yang berpikir,
“Apa yang saya berikan tergantung apa yang saya peroleh”
“Saya akan bekerja tergantung bayaran yang saya terima”
“Kalau atasan dan perusahaan baik terhadap saya, maka saya akan bekerja lebih baik lagi”
Bila kita berpikir seperti ini, maka kita memakai prinsip “Tuai dulu baru menabur”. Bila kita perhatikan dengan cermat, seluruh aspek dalam kehidupan ini berlaku “tabur terlebih dahulu, baru menuai”. Investasi terlebih dahulu, baru nikmati hasilnya.

Prinsip “tuai dulu baru menabur” tidak akan pernah berhasil membuat seseorang sukses didalam hidupnya (jadi bukan hanya karirnya).

Prinsip yang harus dipakai hendaknya adalah “go extra mile“. Beberapa tips mempraktekkan prinsip ini :

1. Bila atasan Anda menyebalkan dan Anda tidak suka dengan sikapnya –> jangan fokus pada perilaku negatifnya. Tetap fokus pada prestasi kerja Anda. Bila Anda berprestasi maka, Anda sebetulnya sudah “menabung keterampilan-keterampilan” yang baru ( akhirnya Anda juga yang diuntungkan )

2. Bila Anda merasa gaji atau kompensasi perusahaan tidak sesuai dengan harapan Anda –> tunjukan terlebih dahulu bahwa Anda punya kualitas “super”, Anda mampu berprestasi dengan mampu menyelesaikan tugas-tugas sesuai permintaan perusahaan. Perlu Anda ingat, bekerja sama dengan menjual jasa , tunjukkan terlebih dahulu kualitas Anda, kemudian “pembeli” ( dalam hal ini perusahaan ) akan menilai prestasi Anda dengan sepantasnya

3. Attitude is everything. Bila Anda diminta satu hari telepon 30 pelanggan, berikan lebih pada perusahaan. Lakukan tidak hanya 30 telepon tetapi 40 telepon ( melakukan lebih dari apa yang diminta ). Tunjukan bahwa Anda mampu mengerjakan sesuatu di luar ekspektasi atasan. Sikap seperti ini, akan dihargai oleh atasan dan perusahaan Anda. Semakin keras Anda “menginvestasi” semakin besar kaulitas prestasi yang akan Anda “tuai” nantinya

4. Bila atasan tidak pernah mendukung atau back up Anda didalam bekerja –> Jangan balas dia dengan sikap bermalas-malasan atau asal-asalan dalam penugasan. Anda akan rugi sendiri! Selain buang-buang waktu, Anda akan kehilangan kesempatan emas untuk mengasah terus kualitas keterampilan Anda. Anda akan kehilangan segala kepercayaan yang perusahaan telah berikan. Siapa yang pada akhirnya dirugikan? Sudah pasti diri Anda!

Kesimpulannya, investasi terlebih dahulu sebanyak-banyaknya prestasi dan perilaku positif Anda. Asah terus menerus keterampilan Anda. Jangan fokus pada berbagai kondisi negatif yang Anda tidak suka, tetapi tetap fokus pada jangka panjang Anda, yaitu kesuksesan. Selamat mencoba .

7 KESALAHAN LEADER

Berikut ini adalah berbagai kesalahan seorang Leader yang sering terjadi ditempat kerja. Bila Anda adalah seorang Leader, Anda bisa gunakan 7 points ini sebagai check list apakah Anda termasuk kategori dibawah ini.


1. Bersikap OTORITER
Pemimpin yang selalu bersikap otoriter cenderung akan dijauhi oleh anak buah dan orang-orang sekelilingnya. Selain melelahkan karena harus menanggung semua beban sendirian, Leader yang otoriter juga tidak akan mendapat dukungan dari orang-orang bila ia mengalami kesulitan.

2. Tidak menjadi CONTOH
Leader yang berperilaku buruk,akan melahirkan team work yang bermoral kerja buruk juga. Sikap-sikap kerja Leader yang malas, sering datang terlambat, tidak tepat janji, pemarah, dsb akan mudah menular ke tingkat organisasi yang lebih rendah.

3. Suka dikelilingi oleh para PENJILAT
Adalah lebih baik bila ada orang yang berkata apa adanya dan jujur, ketimbang datang seseorang yang selalu memberi kabar yang baik dan memuji-muji Anda. Banyak Leader yang menghancurkan dirinya karena lebih senang dikelilingi oleh orang-orang yang pandai menjilat. Leader seperti ini lebih senang mendengarkan apa yang ia suka dengar, ketimbang mendengarkan apa yang seharusnya ia dengar.

4. KESOMBONGAN

Banyak Leader yang terlalu yakin ( over-confidence ) akan kemampuannya, sehingga tidak mau lagi belajar hal-hal baru, merasa dirinya senior, tidak mau lagi mendengar saran-saran orang lain, merasa dirinya sudah diposisi Manager, jadi seharusnya supervisor yang harus belajar lebih banyak, dsb. Sikap arogansi seperti ini , akan membunuh karir Leader dalam jangka panjang.

5. Menolak untuk BERUBAH
Dunia dimana kita tinggal selalu melakukan perubahan secara rutin dan cepat. Bagaimana dengan diri kita semua? Banyak Leader yang menolak melakukan perubahan dengan alasan merepotkan, harus belajar hal-hal baru, tidak punya banyak waktu dan malas. Bila si pemimpinnya saja tidak mau berubah, bagaimana dengan anak buahnya?

6. Selalu merasa dirinya BENAR
Selalu merasa dirinya benar, selalu menunjuk orang lain dan menunjuk kondisi tertentu sebagai “biang keladi” suatu kejadian. Leader tipe seperti ini, walaupun sudah melakukan kesalahan, sulit untuk mengatakan “Maaf”. Ia cenderung “defensive” dan memandang pihak lain sebagai penyebabnya, sedangkan ia adalah “Mr.No Problem”

7. Lambat AMBIL KEPUTUSAN
Sikap lambat ambil keputusan ini terutama disebabkan ketidak beranian menanggung resiko yang mungkin terjadi, atau sikap selalu ragu-ragu dan takut salah, sikap yang mau main aman saja dan lemporkan resiko ini ke pihak lain. Penyebab lainnya adalah si Leader trauma kejadian lalu dimana ia pernah ambil keputusan yang salah, dan ternyata berakibat fatal. Sikap ini akan merugikan team work dan mengganggu kelancaran arus kerja.

Freddy Liong, MBA, CBA – Success@Work book writer & Coach http://www.freddway.com

ETIKA NULIS EMAIL

Sampai saat ini, selain telepon, email adalah jadi salah satu media komunikasi efektif yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Lebih dari 90% dari akses Internet karyawan di kantor digunakan untuk mengakses email mereka. Kenapa email masih jadi media favorit? Email memungkinkan pemakainya untuk menyampaikan informasi secara tertulis dengan cepat, cost effective, mudah, efisien dan versatile (bisa digunakan untuk mengirim berbagai jenis file e.g : aneka format gambar, PPT, .doc dan lain-lain.)
Saking terbiasanya kita menggunakan email, seringkali kita melupakan etika yang seharusnya jadi panduan dalam mengirim email, terutama email yang berkaitan dengan bisnis atau pekerjaan. Berikut beberapa tips yang bisa mengingatkan Anda kembali tentang etika berkirim dan membalas email, terutama email yang berhubungan dengan pekerjaan sehingga fungsinya bisa dimanfaatkan dengan maksimal.
1. Gunakan salam pembuka yang formal.
Gunakan sapaan yang umum seperti “Selamat siang” atau “Dear [nama]”. Meskipun Anda sudah mengenal si penerima email, sapaan formal menunjukkan bahwa Anda menghormati rekan bisnis Anda sekaligus menjaga keprofesionalitasan Anda walaupun Anda menggunakan media koresponden email.
2. Jaga tone email agar tetap formal dan professional.
Gunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan etika bisnis. Hal ini untuk mencegah Anda berbuat kesalahan, terlebih lagi jika Anda tidak mengetahui dengan detail budaya kerja di perusahaan penerima email tersebut.
3. Cek lagi, dan lagi.
Jangan malas untuk mengedit email Anda jika terjadi kesalahan ketik, hindari istilah atau singkatan yang tidak terlalu dikenal atau berkesan informal (contoh: cmiiw, imho, plz, u ), hindari menambahkan smilies atau icon-icon informal lainnya. Berhati-hati dengan huruf kapital dalam penulisan email karena hal ini berarti Anda sedang berteriak dan penerima email akan merasa tersinggung dengan sikap Anda.
4. Wajib balas dalam waktu maksimal 2×24 jam.
Sangat penting untuk memberikan respon email yang berkaitan dengan bisnis dalam waktu paling lama 48 jam. Jika Anda tidak memiliki waktu untuk membalas email tersebut dengan sempurna, responlah dengan mengirimkan pernyataan bahwa Anda sudah menerima email tersebut dan akan mereviewnya lebih lanjut.
5. Singkat, jelas, padat.
Daripada berputar-putar menceritakan hal yang tidak perlu Anda kemukakan, akan lebih baik agar Anda menyampaikan maksud Anda dengan jelas, singkat dan informatif, sejak dari awal pembukaan email. Dengan demikian penerima email bisa menangkap maksud Anda lebih cepat dan tentunya bisa merespon email Anda dengan segera.
6. Perhatikan alamat email Anda.
Email kantor biasanya menggunakan nama pemiliknya. Namun jika karena suatu hal yang tidak bisa dihindari Anda harus mengirim email dengan email pribadi Anda, hindari nama-nama yang tidak formal seperti hotmama@yahoo.com.
7. Saat Anda menerima email, perhatikan BCC.
Blind carbon copy (BCC) digunakan bila pengirim ingin menginformasikan Anda tentang email tersebut namun sebagai pihak ketiga. Dengan kata lain, alamat email Anda tidak akan tertera dan Anda tidak diwajibkan merespon email tersebut. Berhati-hatilah untuk tidak memberikan respon jika alamat email Anda ada di kolom BCC.
8. Perhatikan penggunaan fitur “reply all”
Kecuali jika informasi yang Anda kirimkan harus diketahui semua orang, maka hindari penggunaan “reply all”. Tidak ada penerima email yang suka melihat rentetan email yang tidak ada sangkut pautnya dengan dirinya
9. Buat batasan jelas.
Jangan gunakan akun email kantor Anda untuk kepentingan pribadi karena percaya atau tidak, manajemen kantor akan mengetahuinya. Lagipula, ada banyak pilihan akun email gratis yang bisa Anda dapatkan dengan mudah, cepat dan dengan kapasitas yang seringkali jauh lebih banyak dibandingkan dengan email kantor Anda.

SAATNYA RESIGN

Mendapatkan pekerjaan memang bukan pekerjaan yang mudah. Tentu Anda ingat saat harus berburu lowongan pekerjaan, mengirimkan surat lamaran dan CV, deg-degan menghadapi interview sampai akhirnya pekerjaan tersebut akhirnya Anda dapatkan. Namun kenyatan tidak seindah bayangan. Saat dijalani ternyata pekerjaan tersebut tidak memberikan kepuasan dan imbalan yang diinginkan. Malah menguras energi, emosi dengan sedikit atau sama sekali tidak memberikan penghargaan. Saat hal ini terjadi hal yang wajar jika Anda lalu memikirkan untuk pindah kerja.
Namun jangan terburu-buru mengambil keputusan untuk mengundurkan diri. Terkadang masalah yang dihadapi setiap hari adalah konflik yang biasa muncul dalam keseharian dan rutinitas pekerjaan Anda. Nantinya hal tersebut bisa jadi pelajaran yang menempa kematangan karakter Anda. Jika Anda masih memikirkan untuk pindah kerja, telaahlah hal-hal berikut, apakah Anda mengalaminya? Jika iya, berarti Anda sudah saatnya untuk mulai pencarian kerja baru.
Perusahaan mengalami downward spiral. Perusahaan kehilangan pelanggan dalam jumlah yang signifikan, lalu ada rumor dan tanda-tanda perusahaan akan ditutup karena mengalami kebangkrutan. Alasan – alasan ini lebih dari kuat bagi Anda untuk mengakhiri hubungan kerja dengan perusahan Anda. Hal ini bukan berarti tidak loyal terhadap perusahaan, tetapi untuk mengantisipasi langkah Anda selanjutnya, seperti menyiapkan diri kembali untuk mencari pekerjaan baru yang prospenya lebih besar.
Hubungan yang buruk dengan manager atau atasan. Ada banyak sebab yang membuat hubungan tidak baik terjadi, namun pastikan Anda sudah melakukan sesuatu atau bersikap proaktif untuk memperbaiki hal ini. Jika ternyata hubungan Anda dengan atasan sudah tidak bisa diperbaiki lagi, dengan alasan apapun, akan lebih baik jika Anda mengundurkan diri dan mencari pekerjaan baru. Keadaan seperti ini akan menimbulkan situasi yang tidak kondusif dan tidak nyaman untuk bekerja.
Tidak ada penghargaan yang sesuai. Anda sudah bekerja dan berprestasi mencapai bahkan melebihi target. Anda juga loyal dan bersedia mengorbankan waktu dan energi ekstra demi pekerjaan. Anda bersedia untuk belajar hal baru karena tanggung jawab ekstra yang dibebankan kepada Anda. Namun ternyata tidak ada juga peningkatan remunerasi walaupun Anda sudah bekerja cukup lama dan sudah berusaha membicarakannya dengan manajemen. Prestasi Anda seakan tidak dikenali dan atasan maupun manajemen menganggapnya sebagai hal biasa yang sudah sepantasnya dikerjakan. Jika ini terjadi, mulailah memikirkan untuk bekerja di perusahaan lain.
Tidak ada perkembangan dalam karir Anda. Bila Anda salah satu dari orang yang senang dengan tantangan, besar kemungkinan Anda akan merasa tidak nyaman untuk bekerja dalam rutinitas. Demikian juga sebaliknya, Anda lebih suka bekerja dalam rutinitas, namun Anda ditempatkan di posisi yang tidak sesuai. Hal ini menutup jalan dan kesempatan bagi Anda untuk mengembangkan potensi diri sesuai dengan kepribadian. Daripada ‘menyeret’ diri untuk berangkat ke kantor setiap hari, depresi dan bosan dengan pekerjaan yang dilakukan sekarang, maka percayalah bahwa tantangan dan tempat baru adalah jawaban yang lebih baik.
Perbedaan prinsip dengan kebiasaan dan kebudayan perusahaan. Sebagai contoh: perusahan menerapkan peraturan baru yang mengekang kepercayaan dan prinsip Anda. Atau tidak bersedia mengembangkan sistem dan teknologi sesuai dengan jaman demi efisiensi kerja. Bagaimana Anda bisa berkembang secara pribadi dan professional jika perusahaan mengekang pertumbuhan Anda?
Sudah tidak menikmati pekerjaan seperti dulu. Mungkin Anda sudah merasa tidak enjoy lagi dengan pekerjaan, lingkungan yang sudah tidak mendukung Anda lagi, atau mungkin pekerjaan yang overload, semuanya seakan terakumulasi dan membuat Anda sudah tidak sanggup untuk memikirkan pekerjaan lagi, maka sudah saatnya untuk berhenti dari pekerjaan Anda.
Tingkat stress Anda ditempat kerja terlalu tinggi. Pekerjaan dan tekanannya membuat hidup Anda tidak nyaman sehingga mempengaruhi fisik dan mental Anda. Anda mengalami kesulitan untuk bersosialisasi dengan keluarga dan teman – teman Anda, sering kehilangan kendali akan emosi Anda, kinerja yang menurun, semangat dan energi menjadi hilang, sehingga kreatifitas dan inovasi berkurang dan lain – lain. Jika dibiarkan terlalu lama, tentunya akan melelahkan Anda sendiri, dan berdampak untuk perusahaan juga.

JEMBATAN PENGHUBUNG

Demi mencapai efisiensi dan efektivitas bekerja, sebuah organisasi biasanya dibagi kedalam beberapa sub kerja yang menangani bidang pekerjaan tertentu. Setiap tim kerja berisi anggota dan satu orang team leader. Sekalipun terpisah-pisah dan memiliki rules serta cara kerja masing-masing, tim kerja ini nantinya tetap harus tunduk pada satu komando, yaitu sang big boss. Beliau inilah yang bertugas memantau, mengendalikan, mengelola dan mengarahkan timnya untuk bekerja memenuhi target dan tujuan perusahaan. Satu hal lain yang menjadi penting untuk dilakukan oleh pemimpin adalah memastikan bahwa koordinasi lintas departemen berjalan dengan baik dan hubungan antar personil pun bisa harmonis satu sama lain.

Menjadi jembatan penghubung antar tim kerja Anda merupakan tugas yang tidak bisa dinafikkan begitu saja. Sebab sekalipun Anda telah menyerahkan mandat kepada masing-masing team leader untuk mengerjakan pekerjaan sesuai dengan porsinya, Anda tetap harus take control dan turut mengawasi praktek di lapangan. Proses penyelesaian suatu proyek tidak jarang menimbulkan konflik kepentingan antar departemen, mulai dari kerancuan pembagian tugas, saling lempar tanggung jawab, salah pengertian/pemahaman terhadap instruksi atasan, dan hal lainnya yang bahkan seringkali masuk ke dalam ranah personal dan cenderung ditanggapi secara emosional.

Sebagai seorang pemimpin mungkin Anda tidak akan mendengar keluhan-keluhan ini secara langsung, sebab yang biasanya Anda terima adalah berupa hasil akhir, tanpa tahu proses pastinya. Sebenarnya akan lebih bijaksana jika Anda mau mendengarkan atau lebih proaktif lagi jika mau bertanya tentang kesulitan yang dihadapi olah tim seperti apa yang dibutuhkan, dimana kendalanya, sejauh mana perkembangannya, bagaimana koodinasi dengan tim yang lain, dan sebagainya.

Jika Anda menemukan tanda-tanda kerjasama atau persaingan tidak sehat antar tim, Anda bisa segera menyelesaikannya sebelum menganggu kinerja dan menyebar ke tim lain yang tidak berhubungan.

Lalu bagaimanakah caranya supaya bisa menjadi penghubung yang adil dan objektif bagi tim-tim kerja Anda? Berikut ini beberapa tipsnya:

Jadilah penasihat, bukan wasit. Ketika menghadapi konflik antar tim, ambil posisi netral dan bersikaplah sebagai penasihat. Anda mengakomodir keluhan dari kedua belah pihak dengan adil untuk kemudian memberikan saran-saran yang bisa diterapkan namun bukan perintah. Bersikap layaknya wasit pertandingan terkadang justru membuat suasana makin ‘panas’ dan tidak memberikan solusi. Menerapkan iklim kompetisi antar tim kerja memang diperlukan, namun Anda harus tahu kapan harus mengambil alih jika keadaan sudah semakin tidak kondusif. Jangan sampai masalah pekerjaan berubah menjadi konflik personal tatkala persaingan kerja mulai memasuki wilayah kehidupan seseorang.

Diskusikan dalam rapat terbatas. Secara regular ajak tim-tim kerja yang terlibat dalam suatu proyek untuk berkumpul dalam rangka brainstorming. Hal ini untuk mencegah adanya misinterpretasi terhadap tugas dan perintah yang Anda berikan. Ketika Anda dan tim sudah satu suara, baru dibagi tugas per departemen sesuai dengan bidang kerja dan keahlian. Biasanya pemimpin melewatkan bagian ini sebab ia menginginkan masing-masing team leader mengaturnya secara mandiri. Sebenarnya lebih baik jika Anda turut memantau, agar jelas pertanggungjawabannya sekaligus mencegah terjadinya overlapping penugasan.

Berperan aktif mengikuti perkembangan. Untuk menjembatani harmonisasi antar tim, pertama-tama Anda harus mengetahui dulu apa-apa yang sedang terjadi di tim kerja Anda. Luangkan waktu untuk berbicara dengan masing-masing tim mengenai target, tugas yang sedang ditangani, dan hal lain yang perlu Anda ketahui untuk menjadi sumber informasi. Lakukan pendekatan kepada masing-masing tim secara adil, hindari memiliki favorit yang berpotensi menimbulkan kecemburuan dari tim lain. Ingatlah, masing-masing tim memberikan kontribusi besar terhadap jalannya organisasi dan saling membutuhkan satu sama lain. Oleh karena itu perlakukan mereka dengan fair.

Evaluasi cara kerja tim secara regular. Jika selalu datang keluhan yang sama dari tim lain terhadap kinerja tim lainnya, maka saatnya Anda memikirkan kemungkinan ada yang salah dengan sistem kerja mereka. Sikap memaklumi karena alasan proyek yang dipegang bernilai besar atau proyek tersebut dikejar deadline adalah tindakan yang berat sebelah. Kerjasama antar tim berarti mereka mitra sejajar, bukan bawahan yang bisa diperintah sekenanya. Sikap tegas Anda untuk melakukan evaluasi terhadap cara kerja suatu tim yang mengancam kelancaran dan konduktivitas suatu pekerjaan sangatlah diperlukan.

Remember!
Karena Anda adalah perekat antar team dalam organisasi Anda, pastikan Anda mendengar kebutuhan dari setiap team..